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台州市金钥匙企业管理咨询有限公司

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何宝,,台州市金钥匙企业管理咨询有限公司项目总监 ,浙江省2010年、2011年度优秀管理咨询师,高级培训师,“大/中/小企业绩效持续提升”工程创始人,手机,18858624226,电话/传真:0576-88835453,EMAI:heyubao111@163.com,QQ:434718672, 从事管理咨询多年,擅长糅合精细化、战略规划、精益生产、信息化等模式的规范化管理和生产改善咨询。 陶永根,,浙江省2010年、2011年度优秀管理咨询师,手机,13306561066,QQ,312623109

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【转载】第二章 岗位调查  

2013-03-04 10:21:17|  分类: 企业管理有关的文 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自智新《第二章 岗位调查》
 
第二章 岗位调查

 

岗位研究的第一步是岗位调查,即搞清楚岗位现状。本章的主题是岗位调查,介绍岗位调查的内容和方法。主要内容如下:

★岗位调查的目的和内容:介绍岗位调查的目的及其内容。

★岗位调查的方式和方法:介绍岗位调查的方式及具体操作方法。

 


第一节 岗位调查的目的和内容

 


一、岗位调查的目的

岗位调查是以岗位为调查对象,采用科学的调查方法,收集各种与岗位有关的信息的过程。岗位调查的目的是:

(1)收集各种有关的数据、资料、以便系统、全面、深入地对岗位进行描述;

(2)为改进岗位的设计提供信息;

(3)为制定各种人事文件(如岗位规范、工作说明书等)进行岗位分析提供资料;

(4)为岗位评价与岗位分类提供必要的依据。

 


二、岗位调查的内容

岗位调查的内容主要包括以下项目:

(1)本岗位工作任务的性质、内容和程序,完成各项任务所需要的时间以及占制度工作时间的百分比;

(2)本岗位的名称、工作地点,担任本岗位职工的职称、职务、年龄、工龄、技术等级、工资等级等;

(3)本岗位的责任;

(4)承担本岗位的资格、条件;

(5)担任本岗位工作所需要的体力;

(6)本岗位工作的危险性;

(7)本岗位的劳动强度、劳动姿势、空间、操作的自由度等;

(8)本岗位使用设备、工具的复杂程度;

(9)工作条件和劳动环境,如空气流速、温湿度、噪音、工作地照明、粉尘、有毒有害气体、雾滴、振动、热辐射等;

(10)其他需要补充说明的事项。

 


第二节 岗位调查的方式和方法

 


一、岗位调查的方式

(一)面谈

为了获得岗位的有关信息,可采用面谈的方式,即调查人直接约见职工,调查了解其所在岗位的有关情况。通过面谈,不仅可以掌握现场观察和书面调查所不能了解的情报和资料,而且还能进一步证明现有资料的真实性和可靠性,弥补其不足。面谈进行以前,调查人员应拟定调查提纲,列出所有需要调查的事项。面谈时,应按照问题的顺序逐一发问,并作详细的记录,对被调查人难以回答或故意回避的问题,可暂时中止。面谈选择的对象应尽量广泛一些,不仅要向担任本岗位的人员进行调查,也要向与本岗位有联系的其他人员进行调查。这样做,可以掌握经常性和非经常性工作的详尽情况。此外,在面谈中还应该注意以下几点:

★尊重被调查人,接待要热情,态度要诚恳,用语要适当。

★面谈的场地环境、器具设备要适合调查的目的,营造一种良好的气氛,使被调查者感到轻松,能够无拘无束地回答问题。

★面谈中,应允许被调查人长篇大论地谈问题,直到他自己认为无话可说为止。调查者可视具体情况,记录下他的发言要点。

★调查者对重大的原则问题,应避免发表个人观点和看法,要“引而不发”。

★提问要采取启发式,避免命令式。

(二)现场观测

调查者直接到工作现场进行实地观察和测定,如测时、工作日写实、工作抽样等。现场观测时应注意:

★对调查的工作事项要多提几个为什么。例如,做什么,如何做,为什么这样做,什么时候做,等等。如果可能的话,应在不引人注意的地方进行观察记录,以防干扰职工正常工作。

★为了掌握全面情况,应选择多处场地对同类岗位(工作)进行观察,这样可消除职工个体特征对调查结构的影响,原因在于考虑的结果是岗位,而非职工本人。

(三)书面调查

书面调查是指利用调查表进行调查。调查表是在调查之前由专业人员设计编制的,被调查人接到调查表之后,应按调查项目一一认真填写。书面调查结果的可靠性和准确性受两个因素的影响:一是调查表本身设计是否科学合理;二是被调查者的文化程度和填写时的诚意、兴趣和态度。一般来说,书面调查应与其他调查方式结合起来使用,才能保证岗位调查资料的完整性和全面性。

采用何种调查方式进行岗位调查,应视具体情况而定。在岗位数目较少的企业中,可以采用面谈或现场观测的方式,收集各种资料。如果企业的规模较大,岗位设置繁杂,除对重要的岗位采取面谈或现场观测的方式外,一般岗位可采用书面调查的方式,由劳动人事部门编制调查表,分发给职工填写。为了弥补书面调查的不足,对个别不清楚的调查项目应采用面谈或现场观测等方式,加以复查、订正和补充。

 


二、岗位调查表设计

为了搞好岗位调查,详细了解每一岗位的工作内容、性质和特点,无论采用何种调查方式,均需事前编制岗位调查表。

设计调查表要注意以下事项:

(1)调查表所编列的调查项目和提出的问题,应当为调查研究的目和任务服务,并且与被调查岗位相关。

调查表中所列出的调查项目、所提出的每一个问题,必须为调查目的服务,不该提出的问题,多一个也不行,而应该提出的问题,一个也不能少。多余的问题列入调查表,不仅浪费调查人与被调查人的宝贵时间,还会增加整个调查的费用开支。为了节约人力、物力和时间,一个好方法是,在一个题目(或问题)纳入调查表之前,首先应当回答:“本问题是否与主题有关,相关程度如何?”然后再回答:“今后采用何种方法对该问题进行分析研究?”如果该问题相关性很差,又无法预先确定如何利用这项资料,就不要再提出这一问题。调查表设计的目的是取得岗位资料,并根据这些资料,进行深入的研究和探索,如果调查表所列的项目和问题与被调查者无关,也就失出了调查表的意义。有二种方法可以确保每个被调查者遇到的每个问题都是适合于他的:(1)对不同对象采用不同的调查表;(2)对不同的人采用不同的措辞和提问方式。

(2)对于调查表中所列出的每个问题,要注意以下几点:

★在一个问题中不要包含两个或两个以上的问题。例如,“你认为你的领导和同事都关心你吗?”这样的问题会导致回答的困难。

★提问的措辞要认真推敲,避免使用含糊不清的、自己编造的、人们生疏的名词术语。

★提问要防止诱导,以免造成被调查人回答问题时投其所好。出现这种倾向的原因大致有两种,一是提问带有倾向性,例如:“你愿意做劳动合同制职工吗?”二是在提问中引用了权威人士(或部门)的话,例如:“大多数领导认为.这个岗位工作量不饱满,你同意吗?”

(3)调查表中回答问题的方式主要有两种:

★封闭式。在问题的后边,调查人给出两个或更多的答案,供回答者选择,这种回答提问的方式属于封闭式。采用这种方式回答问题有以下优点:

a答案标准化,便于统计分析和比较研究;

b使回答者较为准确地回答问题(如对提问不清楚,一般可从诸答案中弄清提问的含义),提高了问卷的回收率和答案的准确可靠性;

c便于计算机进行数据处理。

采用这种方式回答问题有以下缺点:

a容易使回答者对提问不清楚而盲目猜测答案;

b问题和答案写得不详细、不全面,使回答者无法阐明自己的观点;

c供选择的答案如果太多,不仅增加印制的费用,还会给回答者带来不便。

★开放式。在问题后边,调查人不给任何答案,由回答人自行回答,这种提问的方式属于开放式。对调查提问采用开放式回答有以下优点:

a可获得难以预料的某些信息;

b被调查者可以畅所欲言;

c可解决封闭式答案过多无法编排的问题。例如,-个提问有15种答案可选择,那么这一问题可能难以列人调查表。相反,如采用开放式提问,这一难题便迎刃而解。

它的主要缺点是:

a可能搜集到一些无价值的信息,开放式提问旨在收集更多、更广泛的信息,但无法避免其中掺杂某些不相关的信息;

b回答问题各有千秋,不可能干篇一律,因而难以进行对比或统计分析;

c对回答者来说,开放式答题需要较高的文化素养,需要具有较好的文字(语言)表达能力,而一般职工很难达到这一要求;

d可能使回答者花费较多的时间、精力,而最终无法利用这些调查资料。

总之,基于以上特点,封闭式答题适于书面调查。而开放式答题更适合于面谈式调查。

(4)调查表中提问次序的安排,应遵守以下规则:

★易于回答的问题放在前面,而难于回答的、采用开放式答题的放在后面;

★按逻辑次序排列问题,如按时间先后顺序,按从外部到内部,按上级到下级等顺序排列;

★采用不同长度的形式提问,有助于引起回答者的兴趣;

★针对具体调查对象和调查内容,可考虑采用“漏斗性技术”提问,先问范围广泛的、一般的,甚至是开放性的问题,后问岗位相关性很强的问题。

 


三、工作日写实

(一)工作日写实的作用

工作日写实是对操作者整个工作日的工时利用情况,按时间消耗的顺序,进行观察、记录和分析的一种方法。通过工作日写实,可以起到以下作用:

★全面分析、研究工时利用情况,找出工时损失的原因,拟定改进工时利用的措施;

★总结推广工时利用的先进经验,帮助广大员工充分利用工时,提高劳动生产利用率;

★从工时利用情况中,可以发现生产、技术、财务、劳动等方面管理工作的薄弱环节;

★为制定或修订定额中的作业宽放时间、个人需要与休息定放时间标准提供资料;

★为最大限度增加产量,规定工人与设备在工作日内合理的负荷量提供必要的数据;

★为确定劳动者体力劳动强度的级别提供依据。

(二)工作日写实的种类

(1)个人工作日写实。由调查人员对一名职工在一个工作日内全部的工时消耗情况,进行观察、记录和统计分析的一种写实方法。

(2)工组工作日写实。由调查人员对一个工作日内一组工人在一个或几个工作地点共同劳作的工时消耗情况,进行观察、记录、分析的一种写实方法。工组工人的作业可以是相互关联的协同作业,也可以是没有联系的独立作业。

(3)多机台看管工作日写实。由调查人员对一个工作日内一名工人(或一组工人)实行多机台看管的工时消耗情况,进行观察、记录和分析的一种写实方法。

(4)特殊工作日写实。为了满足某种特殊需要而专门组织的工作日写实。写实的对象可以是个人,也可以是管理人员、技术人员。

(5)自我工作日写实。职工在从事某种生产任务或完成某项工作的过程中,对自己在整个工作日内的工时消耗情况,进行观察、记录和分析的一种写实方法。

(三)工作日写实的步骤

工作日写实可以以工人,也可以以设备为对象进行。写实的范围,可以是个人,也可以是集体。工作日写实的步骤如下(为了便于说明,仅以个人工作日写实为例)。

1、写实前的准备工作

写实前应做好以下几项准备工作:

★应根据写实的目的选择对象。如果是为了分析和改进工时利用的情况、找出工时损失的原因,可以分别选择先进、中间和后进工人为对象,以便分析对比。如果是为了总结先进工作经验则应选择具有代表性的先进工人为对象。

★事先调查写实对象及工作地的情况,如设备、工具、劳动组织、工作地布置、工人技术等级、工龄、工种等。如果写实是为了提供制定定额的数据资料,就需要消除生产和管理方面的不正常因素,以便使测定资料具有代表性。

★写实人员要把写实的意图和目的向操作者讲清楚,以便操作者积极配合,协助做好这项工作。

★明确划分事项和各类工时消耗的代号,以便记录。

2、实地观察记录

工作日写实应从上班开始,一直到下班结束。应将整个工作日的工时消耗毫无遗漏地记录下来,以保证写实资料的完整性。在观察记录过程中,写实人员要集中精力,在工人的配合下,按顺序说明每项活动的性质,简明扼要地加以记录,并注明每一项事项的开始和结束时间。如有与机动时间交叉的活动项目,应在备注栏注明交叉活动的内容。实地观察记录表如表27-1所示。

表27-1          个人工作日写实记录表


序号

作业项目

起止

时间

各类工时消耗

备注

Tz

Tzk

Tgxk

Tzj

Tfs

Ttgf

Ttgg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

合计

 

 

 

 

 

 

 

 

 


表中各类工时消耗的代号之含义如下:

Tz:作业时间;

Tzk:作业宽放时间;

Tgxk:个人需要与休息宽放时间;

Tzj:准备与结束时间;

Tfs:非生产时间;

Ttgf:非工人造成停工时间;

Ttgg:工人造成的停工时间。

3、写实资料的整理汇总

在实地测定的基础上,应对工作日写实的资料进行整理汇总。具体步骤是:

(1)计算各活动事项的时间消耗;

(2)对所有观察事项进行分类,通过汇总计算出每一类工时的合计数;

(3)编制工作日写实汇总表,在分析、研究各类工时消耗的基础上,计算出每类工时消耗占用全部工作时间及占作业时间的比重(详见表27一2);

表27一2        个人工作日调查写实汇总表


员工

加工对象

时间

姓名

 

名称

 

定额时间

 

工种

 

编号

 

实际时间

 

等级

 

加工日期

 

超支或节约

 

工时分类

代号

工时消耗

时间(分钟)

占工作日比重

(%)

占作业时间比重(%)

定额时间Td

作业时间

Tz

336

70

-

作业宽放时间

Tzk

28

5.8

8.3

个人需要与休息宽放时间

Tgxk

19

4

5.7

准备与结束时间

Tzj

36

7.5

10.7

合计

 

419

87.3

24.7

非定额时间Tfd

非工作时间

Tfs

24

5

7.1

非工人造成的停工时间

Ttgf

25

5.2

7.4

工人造成的停工时间

Ttgg

12

2.5

3.6

合计

 

61

12.7

18.1

总计

 

480

100

-

可能提高的劳动生产率

消除非工作时间和非工人造成的停工时间

M1=(Tfs+Ttgf)/Td=(24+25)/419=11.7%

消除工人造成的停工时间

M2=(Ttgg+实际Ttgg-标准Tgxk)/Td=(12+19-15)/419=3.8%

劳动生产率提高程度=M1+M2=11.7%+3.8%=15.5%


(标准个人需要与宽放时间为15分钟)

(4)拟定各种改进工时利用的技术组织措施,计算通过实施技术组织措施可能提高劳动生产率的程度;

(5)根据写实结果,写出分析报告。

 


四、测时

(一)测时的概念

测时是以工序或某一作业为对象,按照操作顺序进行实地观察、记录、测量和研究工时消耗的一种方法。测时与工作日写实一样,也是进行工时研究的一种有效方法,但又有许多不同之处:

★两者的范围不同。工作日写实是以整个工作日为对象,进行总体观察;而测时只是研究某一工序或作业的工时消耗情况;

★两者观测的精细程度不同。工作日写实在研究工时消耗时,侧重在某一事项总的工时消费;而测时仅局限于研究工序中作业时间的耗费情况。前者“粗略”,而后者“精细”。

★两者的具体作用不同。工作日写实的根本目的是为了掌握工作时间的构成,减少工时损失,为改善工时利用提供依据;而测时主要是为了找出工序作业时间内各项操作的正常工时消耗值,为制定工时定额提供依据。

(二)测时的基本功能

★以工序作业时间为消耗对象,进行深人系统的分析研究,为制定工时定额提供数据资料。

★通过测时,总结和推广先进工人的操作方法和先进经验.帮助后进工人改善操作方法,使操作方法合理化、科学化;不断减轻工人的体力消耗和劳动强度。

★用于分析和研究多机台看管和生产流水线的节拍,合理确定各岗位的劳动负荷量,以便改善劳动组织,提高劳动生产率。

★为掌握岗位的劳动负荷量以及体力劳动强度分级提供依据。

★已弥补工作日写实无法获得的工时数据资料。例如,通过测时掌握工序作业时间消耗值以后,根据工人每天生产任务完成情况,可换算出工人实际工作日长度。在工作日写实难以进行的情况下,采用测时,同样可获得这方面的数据。

 


五、工作抽样法

工作抽样法是统计抽样法在岗位调查中的具体运用,它是根据概率论和数理统计学的原理,对岗位随机地进行抽样调查,利用抽样调查得到的数据资料对总体状况做出推断的一种方法。工作抽样法具有以下几点作用:

?         用于调查职工的工作时间利用情况,掌握各类工时消耗的比重。

?         用于制定和修订劳动定额,检查劳动定额是否先进合理,是否符合企业的实际需要。

?         用于研究机械设备的运转情况,调查设备的利用率、故障率。

?         用于改进工作程序和操作方法。

工作抽样法具有以下特点:

★使用范围广,用于工厂企业、医院、商店、饭店、旅馆、机关团体等各类单位的工作研究。

★节省时间、节约费用。与测时、现场写实比较,工作抽样法可缩短调查时间,节约费用。

★取得的数据真实可靠,能消除被观测人员在生理、心理上的影响。抽样调查时,只要遵守随机性的原则,且保证有足够的抽样观测的次数,抽查的结果就具有一定的可靠性和精确度。

★    测定人员不必整天连续在工作现场进行观察,从而大大减少了工作量,避免了因冗长的观测而使测定人员感到疲劳并产生厌烦情绪。


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